Smarter als jedes Smartphone: Modernes Input-Management mit smart.CAPTURE

Ist Ihnen eigentlich auch schon aufgefallen, dass wir in einer vermeintlich sehr smarten Welt leben? Und damit ist nicht mal der Kleinstwagen Smart gemeint. Wir halten fast alle ein Smartphone in der Hand, sitzen auf dem Sofa vorm SmartTV, oft steckt im TV-Receiver eine SmartCard und nun sollen SmartWatches der letzte Schrei sein. Mit all diesen massentauglichen Produkten hat smart.CAPTURE tatsächlich nur das Wörtchen smart gemeinsam…

Die Software-Lösung für Unternehmen erfasst und indiziert gescannte Papierdokumente und per E-Mail empfangene PDF-Dateien. Danach übergibt sie die geprüften Dokumente und die extrahierten Indexdaten in angeschlossene Workflow-, ERP-, FiBu- oder Archiv-Systeme. Die Zielgruppe für smart.CAPTURE ist vergleichsweise überschaubar: Firmen jeglicher Größe – mit einem hohen Belegaufkommen.

Smart oder Nicht-Smart – das ist hier die Frage

Völlig verschiedene Smart-Produkte, aber wofür steht dieses smart eigentlich? Das Online-Wörterbuch übersetzt es aus dem Englischen in intelligent, klug, aber auch flott, gewitzt oder clever. Doch ist eine SmartCard fürs TV wirklich intelligent? Oder ein SmartTV-Gerät clever? Eher nicht, wenn man ehrlich ist. Die SmartWatch ist letztlich auch nur eine Armbanduhr, die ein paar Fähigkeiten eines Smartphones hat. Und zu guter Letzt: Ja, Smartphones sind toll. Wirklich. Sie sind Alleskönner. Kleine Computer, mit denen man auch telefonieren, fotografieren, navigieren und noch mehr kann. Aber sind sie deshalb auch clever? Na, dann denken Sie zum Beispiel nur mal kurz an die Auto-Korrektur beim Tippen von Texten mit dem iPhone. Das kann jeder Viertklässler besser.

Smartphones & Co. – das ist vor allem eins: Namen, die irgendwie gut klingen. Und vor allem eins nicht: was mit der Wortbedeutung von smart zu tun haben. Das sieht bei smart.CAPTURE ganz anders aus. Was die Software kann und warum sie wirklich clever ist, lesen Sie hier.

Die Stapelverarbeitung – so funktioniert smart.CAPTURE

Die Ausgangsposition ist klar: Verschiedenste Dokumente stapeln sich im wahrsten Sinne des Wortes: Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Kundenakten, der Posteingang und im Zweifel auch handschriftlich ausgefüllte Papiere wie Zählerstände, Arbeitsscheine oder Bestellungen. Die Software smart.CAPTURE übernimmt diese digitalen Dokumente zum Beispiel aus dem Filesystem, wobei es keine Rolle spielt, wo die Papiere eingescannt wurden. Gut für Firmen, die an mehreren Standorten tätig sind. Ebenfalls einspeisen lassen sich per E-Mail erhaltene PDF-Anlagen.

  • Im ersten Schritt separiert smart.CAPTURE nun die Dokumente. Diese Heftung geschieht in der Regel vollautomatisch anhand von Barcodes. Einfach und clever.
  • Es folgt das Kernstück der Software: die automatische Klassifikation der Dokumente (auch handschriftliche!) und die Extraktion von Indexbegriffen wie Betrags- und Umsatzsteuerfelder oder Rechnungsnummer. Sehr smart: Die Datenextraktion erfolgt freiformbasiert, so dass zum Beispiel auch in unbekannten Rechnungstypen sofort alle buchungsrelevanten Daten gefunden werden.  Zudem lässt sich die Erkennung einfach und interaktiv anpassen. Und nicht zu vergessen: smart.CAPTURE überprüft die gewonnenen Indexdaten auf Plausibilität. Wenn irgendwas unstimmig ist oder die Software nicht alle Zeichen sicher entschlüsseln konnte, wird das Dokument mit klaren Fehlerhinweisen zur manuellen Nachbearbeitung zurückgestellt. (Ein Smartphone würde sich diese „Blöße“ übrigens nie geben.)
  • Schließlich werden die aufbereiteten und geprüften Dokumente, Indexdaten und andere Elemente, wie eine digitale Signatur, zuverlässig in ein oder mehrere Systeme (etwa ERP, FiBu, Workflow) exportiert. Auf Wunsch lassen sich auch Buchungssätze der jeweiligen Finanzbuchhaltung erzeugen (zum Beispiel CSV, IDoc für SAP, EDIFACT).

Was ist noch clever an smart.CAPTURE?

Neben den oben genannten smarten Ideen gibt es aber noch einige mehr:

  • Unabhängigkeit vom Betriebssystem: smart.CAPTURE ist JAVA-basiert und lässt sich auf allen gebräuchlichen Systemen wie MS Windows, MacOS, UNIX oder LINUX ausführen. Das Erfassungssystem kann einfach in bestehende IT-Infrastrukturen eingesetzt werden. (Versuchen Sie mal, eine für das iPhone gekaufte App auf einem Android-Gerät auszuführen.)
  • Zusammenspiel von Eigenentwicklungen und Programmen anderer Hersteller: smart.CAPTURE erfindet das Rad nicht neu. Die Software nutzt zum Beispiel für die OCR-Texterkennung die Dienste des Marktführers ABBYY, für die Handschriften-Erkennung (ICR) hingegen die von KADMUS. Mit Eigenentwicklungen wie Klassifikations- und Freiform-Extraktions-Modulen eine perfekte Mischung.
  • Modularer Aufbau: smart.CAPTURE bietet die wichtigsten Funktionen standardmäßig an. Wer ICR für Handschriften- oder OMR für Markierungserkennung braucht, kann es aber zusätzlich bekommen. Das Gleiche gilt zum Beispiel für Funktionen der elektronischen Postverteilung. (Sagen Sie einem Verkäufer mal, dass Sie sich Ihr Smartphone nach Ihren Wünschen selbst zusammenstellen wollen.)
  • Einfache Konfiguration und Lernfähigkeit: Die Software bringt die häufigsten Heftungs- und Indizierungsszenarien mit, der Anwender muss nur die passenden auswählen. Oder er passt die voreingestellten an seine Bedürfnisse an. Und schließlich lassen sich auch schnell völlig neue Verarbeitungsszenarien definieren. (Bringen Sie dem Smartphone mal bei, welche Wörter es nicht korrigieren soll.)
  • Skalierbarkeit: Der CAPTURE-Server ist beliebig skalierbar. Leistungshungrige Prozesse wie die OCR-Erkennung lassen sich auf mehrere Prozessoren verteilen, der Server sorgt für die nötige Synchronisation.
  • Offene Architektur: Die Software lässt sich jederzeit an neue Erfordernisse anpassen. Sie ist zudem für eine dauerhafte Auslastung entworfen und garantiert eine hohe Investitionssicherheit. (Versuchen Sie mal Ihr Smartphone technisch aufzurüsten, wenn es moderne Apps erfordern.)

Was zu beweisen war (oder smarter auf Latein: quod erat demonstrandum) stünde jetzt wohl bei einem Mathematiker unter diesem Text. Und auch wenn einiges über Smartphones hier durchaus mit einem Augenzwinkern geschrieben wurde, zeigen die Fakten aber ganz ernsthaft eins: smart.CAPTURE ist wirklich smart.

Seit kurzem hat die Softwarelösung übrigens auch ein neues Zuhause. Die Allgeier IT Solutions GmbH hat die wesentlichen Geschäftsteile rund um smart.CAPTURE von der DIGIDOK GmbH aus Essen erworben, rückwirkend zum 1. Januar 2014. Mit den bereits bekannten Allgeier-Produkten scanview® und ScanFactory ermöglicht smart.CAPTURE nun einen perfekten Dokumenten-Workflow in Unternehmen – aus einer Hand.

Autor: Jörg Leine

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